Di dunia logistik Indonesia yang semakin dinamis, kesalahan kecil dalam dokumen sering kali berujung pada biaya tambahan yang tidak perlu. Salah satu dokumen penting yang sering dianggap sepele padahal punya dampak besar adalah Shipping Instruction atau instruksi pengapalan.
Dokumen ini menjadi acuan utama bagi freight forwarder, shipping line, hingga pihak pelabuhan dalam menangani pengiriman Anda.
Jika ada informasi yang kurang tepat, proses pengiriman bisa terhambat. Mulai dari penahanan barang, revisi dokumen berulang, biaya storage yang membengkak, hingga risiko demurrage yang tidak murah.
Banyak pemilik bisnis yang merasa beban mental saat barang tertahan karena masalah administrasi seperti ini. Terutama ketika barang tersebut sangat penting untuk memenuhi kontrak atau kebutuhan produksi.
Mengapa Shipping Instruction Sangat Penting?
Shipping Instruction (SI) adalah dokumen resmi yang berisi detail lengkap mengenai barang yang dikirim, data shipper, consignee, pelabuhan asal, pelabuhan tujuan, serta instruksi terkait pembuatan Bill of Lading.
Dokumen ini menjadi dasar bagi shipping line untuk menerbitkan B/L. Artinya, jika SI salah, maka B/L ikut salah, dan konsekuensinya bisa sangat panjang.
Dalam konteks Indonesia, di mana proses logistik sering melibatkan banyak pihak dan tantangan administratif, SI yang lengkap dan akurat membantu:
- Mengurangi risiko salah data yang menyebabkan penahanan barang di pelabuhan.
- Mempercepat proses pembuatan dokumen pengapalan, sehingga barang tidak tertunda.
- Meminimalkan biaya tambahan, seperti storage, demurrage, atau biaya revisi.
- Meningkatkan efisiensi koordinasi antara shipper, forwarder, dan shipping line.
Cara Menyusun Shipping Instruction
1. Pastikan Data Shipper dan Consignee Akurat
Nama perusahaan, alamat, NPWP, dan kontak harus benar. Kesalahan sekecil apa pun dapat menimbulkan kendala administratif yang memakan waktu.
Tips:
- Gunakan data resmi perusahaan
- Pastikan nomor telepon aktif
- Cocokkan dengan dokumen legal seperti invoice atau kontrak
2. Isi Detail Barang Secara Lengkap
Bagian ini sangat menentukan kelancaran proses pemeriksaan hingga input data.
Informasi yang perlu dicantumkan:
- Nama barang
- HS Code
- Jumlah, berat, dan volume
- Jenis kemasan
Data yang konsisten dengan invoice dan packing list akan mengurangi potensi revisi.
3. Tentukan Port of Loading dan Port of Discharge dengan Tepat
Indonesia memiliki banyak pelabuhan besar, dan setiap pelabuhan memiliki rute pelayaran yang berbeda.
Perhatikan:
- Ketersediaan rute kapal
- Kedekatan dengan lokasi barang
- Ketentuan pelabuhan tujuan (khususnya pengiriman internasional)
Kesalahan memilih pelabuhan bisa menyebabkan perubahan rute dan biaya tambahan. Dengan pemilihan pelabuhan yang tepat sejak awal, proses koordinasi dengan carrier maupun forwarding agent menjadi lebih efisien.
Hal ini membantu memastikan jadwal kapal tetap sesuai rencana dan meminimalkan potensi penundaan yang dapat memengaruhi keseluruhan biaya dan waktu pengiriman.
4. Pastikan Incoterms yang Digunakan Sudah Sesuai Kesepakatan
Incoterms menentukan siapa yang menanggung risiko dan biaya.
Incoterms populer di Indonesia:
- FOB
- CIF
- EXW
- DDP
Sebelum menuliskan di SI, pastikan kesepakatan perdagangan sudah jelas untuk menghindari sengketa.
5. Cantumkan Instruksi Khusus Jika Barang Membutuhkannya
Barang tertentu memiliki karakteristik yang membutuhkan perlakuan khusus.
Contoh instruksi:
- Fragile
- Keep dry
- Tidak boleh ditumpuk
- Suhu tertentu untuk produk sensitif
- Instruksi safety untuk barang kimia
Informasi tambahan ini membantu mengurangi risiko kerusakan. Dengan memberikan instruksi yang jelas sejak awal, tim gudang dan kurir dapat menangani barang sesuai standar keamanan yang tepat. Langkah sederhana ini tidak hanya meminimalkan potensi kerusakan, tetapi juga memastikan barang tiba di tujuan dalam kondisi optimal.
6. Gunakan Format Shipping Instruction yang Terstruktur
Format yang rapi akan membantu forwarding agent dan shipping line menginput data dengan cepat.
Saran:
- Gunakan bullet point
- Kelompokkan data dalam kategori
- Hindari paragraf panjang untuk data teknis
Format terstruktur membuat proses input lebih cepat, sehingga pengiriman lebih efisien. Dengan penyajian informasi yang lebih tertata, potensi kesalahan input dapat diminimalkan karena setiap detail mudah ditemukan dan dipahami.
Struktur yang jelas juga mempercepat proses verifikasi dokumen, sehingga alur pengiriman berjalan lebih lancar dan terkontrol.
7. Manfaatkan Platform Digital seperti forwarder.ai
Dengan teknologi yang semakin berkembang, platform seperti forwarder.ai membantu perusahaan menyusun SI dengan lebih teratur dan minim kesalahan.
Keuntungan menggunakan platform digital:
- Mengurangi human error
- Template otomatis mempersingkat waktu pembuatan
- Data tersimpan rapi
- Proses terintegrasi dengan tracking dan dokumen lainnya
Menggunakan sistem modern bukan hanya membuat kerja lebih cepat, tetapi juga meningkatkan profesionalisme perusahaan Anda.Didukung platform seperti forwarder.ai, penyusunan SI kini bisa dilakukan lebih cepat, akurat, dan modern. Anda bisa fokus mengembangkan bisnis, sementara proses logistik berjalan lebih lancar dan efisien.
